Der Aufbau des Krebsregisters, die Aufnahme und Bearbeitung der Meldungen sowie die verwendeten Unterlagen und Programme sind in enger Zusammenarbeit mit dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz entwickelt worden:

• In der Vertrauensstelle werden die Meldungen vollständig aufgenommen.
• Um zu gewährleisten, dass Außenstehende keinen Zugang zu den Daten der Vertrauensstelle bekommen, dürfen Meldungen nur in verschlossenen Umschlägen an die Vertrauensstelle gesandt werden. Die Umschläge werden dann ausnahmslos von den Mitarbeiterinnen der Vertrauensstelle geöffnet. Meldungen, die per CD oder per Diskette an die Vertrauensstelle geschickt werden, sind beim Kopieren auf den Datenträger bereits so verschlüsselt, dass sie nur durch ein Programm in der Vertrauensstelle gelesen werden können.
• Die Räume der Vertrauensstelle sind von den sonstigen Räumen der Ärztekammer getrennt und durch code- und alarmgesicherte Türen nur den Mitarbeiterinnen der Vertrauensstelle zugänglich.
• Die eingehenden Meldungen werden in Stahlschränken aufbewahrt.
• Die personenbezogenen Daten werden auf einem eigenen Server in der Vertrauensstelle gespeichert und verbleiben dort. Die epidemiologischen Daten werden zunächst auf einem separaten Server gespeichert und zur Auswertung an die Registerstelle übermittelt. Drei Monate nach Übergabe der epidemiologischen Daten an die Registerstelle werden diese Daten in der Vertrauensstelle gelöscht.
• Alle Programme in der Vertrauensstelle sind passwortgeschützt.
• Die Mitwirkung an Forschungsvorhaben ist mit einer dauerhaften namentlichen Speicherung in der Vertrauensstelle verbunden und nur mit Zustimmung des Patienten zulässig. Liegt die Zustimmung zur Mitwirkung an Forschungsvorhaben nicht vor, muss die anonyme Speicherung angegeben werden.
• 50 Jahre nach dem Tod oder spätestens 130 Jahre nach der Geburt des Patienten werden sowohl in der Vertrauensstelle als auch in der Registerstelle die dort gespeicherten Angaben zur Person gelöscht. Bei den Meldestellen oder dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz werden die Eintragungen in der Referenzliste gelöscht.